Privacybeleid in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Psychologenpraktijk- en Gestalttherapiepraktijk Rooseboom (hierna ook ‘zorgaanbieder’ genoemd) is in de persoon van Sibylle Rooseboom verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op zorgvuldige wijze in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Zorgaanbieder hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom krijgt u heldere en transparante informatie over hoe zorgaanbieder de praktijk omgaat met uw persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens:
De praktijk kan uw persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van zorgaanbieder en/of omdat u zelf persoonsgegevens aan zorgaanbieder verstrekt heeft bij het invullen van een digitaal contact- en/of aanmeldingsformulier, inschrijfformulieren voor diensten, bij het invullen van andere documenten voor diensten op de praktijk, bij het sturen van een e-mail, voor een training of een download op de website(s) van zorgaanbieder.

De praktijk houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt in ieder geval met zich mee:

• Dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid.
• Dat persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  (1) Administratieve doeleinden;
  (2) Communicatie over de behandeling/begeleiding en/of afspraken;
  (3) Uitvoering geven aan de behandeling;
• Dat ook alle andere informatie die u verder schriftelijk of mondeling verstrekt vertrouwelijk is en onder het beroepsgeheim valt;
• Dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Dat geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en u daarvoor toestemming hebt gegeven;
• Dat zorgaanbieder op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze zal respecteren.

Zorgaanbieder kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
De verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (contact, begeleiding en facturering).
Hieronder vallen uw voor- en achternaam, geboortedatum, leeftijd, geslacht, adresgegevens, burgerlijke staat, telefoonnummer (vast en mobiel), e-mailadres, IP-adres, burgerlijke staat, geloofsovertuiging, huisarts/verwijzer, naam zorgverzekeraar/aanvullende verzekering, polisnummer, eerder psychologische hulp gehad (zo ja, welke), opleiding na basisonderwijs, beroep/werkzaamheden/activiteiten, huidige werkgever, ziektewet gegevens, hulpvraag/klachten. De praktijk verzamelt verder alleen informatie, die nodig is om u de verdiepende therapie,  coaching, training te kunnen bieden, die met u is overeengekomen (zoals verwijzing, aantekeningen van de intake, – van heteroanamnese- van therapiesessies, – van evaluaties, foto’s van werkstukken tijdens creatieve sessies, uitkomsten van vragenlijsten).

Bij minderjarigen: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders, school van minderjarige.

Waarom zorgaanbieder gegevens nodig heeft:
Dossiervorming
Voor een goede behandeling/begeleiding is het noodzakelijk dat ik zorgaanbieder een dossier aanlegt. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO/Wkkgz). Uw dossier bevat naast persoons- en levensloopgegevens, aantekeningen over uw geestelijke en lichamelijke gezondheidstoestand (en welzijn) en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier gegevens opgenomen, die voor het begeleidingstraject noodzakelijk zijn en die zorgaanbieder gekregen heeft na uw expliciete schriftelijke toestemming, heeft opgevraagd bij andere zorgverleners, bijvoorbeeld bij uw huisarts.

Zorgaanbieder zal alles binnen haar mogelijkheden doen om uw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat zorgaanbieder zorgvuldig omgaat met uw persoonlijke en medische gegevens en er zorg voor heeft dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. Zo heeft de zorgaanbieder als enige toegang tot de gegevens in uw dossier en heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht (medisch beroepsgeheim). De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete (schriftelijke) toestemming
• Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing

Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat zorgaanbieder of de administrateur van zorgaanbieder een factuur kan opstellen.
Uw persoonsgegevens worden door mij in een dossier opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de behandeling en het declareren ervan. Het dossier wordt volgens wettelijk voorschrift gedurende twintig jaar bewaard, terwijl de financiële administratie gedurende 7 jaren wordt bewaard. Als om een andere reden gebruik wordt gemaakt van uw gegevens, dan wordt u eerst geïnformeerd  en expliciet om uw toestemming gevraagd.

Uw rechten over uw gegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, welke zorgaanbieder van u ontvangen heeft, voor zover dat niet in strijd is met de wettelijke plicht van zorgaanbieder om een dossier twintig jaar lang te bewaren. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@psycholooghengelo.nl of info@gestalttherapiepraktijktwente.nl. Zorgaanbieder zal zo snel mogelijk, in ieder geval binnen vier weken op uw verzoek reageren.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door zorgaanbieder te laten overdragen aan uzelf of in een ondertekende opdracht van u direct aan een andere partij. Zorgaanbieder kan u vragen om u te legitimeren voordat zorgaanbieder gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken en zorgaanbieder kan daarvoor kosten in rekening brengen. Als zorgaanbieder uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Rechten ouders en minderjarigen
Volgens de cliëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde cliëntenrechten indruist tegen het belang van de cliënt. Wilsbekwame cliënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Financiële administratie (privacy op de zorgnota)
Een klein deel van de gegevens wordt gebruikt om een factuur op te kunnen stellen. Op de factuur die u ontvangt, staan de gegevens vermeld die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u mogelijk deze factuur na betaling aan de praktijk achteraf deels kunt declareren als u aanvullend verzekerd bent:
• Naam, adres en woonplaats;
• Geboortedatum of klantnummer;
• Verzekering en/of polisnummer
• Datum / data van de gesprekken;
• Korte omschrijving van het begeleidingstraject;
• Prestatiecode
• Kosten van de sessie(s).

Boekhouding
Ten behoeve van het correct onderhouden van een debiteuren/crediteuren administratie worden sommige gegevens verstrekt aan Het Nijenhuis – administratie en advies te Haaksbergen.  Het Nijenhuis – administratie en advies – is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Het Nijenhuis – administratie en advies – gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Intervisie en supervisie
Om de kwaliteit van de geboden diensten te blijven waarborgen vinden met regelmaat intervisie- en supervisie bijeenkomsten plaats door zorgaanbieder met collegae en supervisor. Uw gegevens worden hiervoor alleen geanonimiseerd gebruikt. Wil je dit niet, dan kunt u dit mondeling of via de mail laten weten aan zorgaanbieder: info@psycholooghengelo.nl of info@gestalttherapiepraktijktwente.nl.

Contact
Zorgaanbieder verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch, per email of per post contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt. Daarnaast kan zorgaanbieder uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van de dienstverlening zoals met u is overeengekomen.
Verder kan zorgaanbieder u informeren over de ontwikkeling van de praktijk, over bepaalde sessies of trainingen en u op de hoogte houden van nieuwe activiteiten op de praktijk of in de webblog of anderszins. Als u hier niet langer prijs op stelt, kunt u zich uitschrijven door een mail te sturen naar zorgaanbieder:  info@psycholooghengelo.nl of info@gestalttherapiepraktijktwente.nl.

In kaart brengen websitebezoek
Op de websites van zorgaanbieder worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Zorgaanbieder gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt. Deze bezoekgegevens worden gemeten en bijgehouden met behulp van eigen servers. Geen derde partijen worden hierbij ingezet. Als  zorgaanbieder om andere redenen gebruik wil maken van uw gegevens, zal zorgaanbieder u daarover eerst informeren en expliciet om uw (schriftelijke) toestemming vragen.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan zorgaanbieder geeft, kan zorgaanbieder aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Persoonsgegevens geeft zorgaanbieder niet door aan een partij waarmee zorgaanbieder geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Met zo’n partij (verwerker) maakt zorgaanbieder de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zal zorgaanbieder de door uw verstrekte gegevens niet aan een andere partij verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In een dergelijk geval dient zorgaanbieder medewerking te verlenen en is zorgaanbieder verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan zorgaanbieder persoonsgegevens delen met derden indien u hier schriftelijk toestemming voor geeft. Aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, verstrekt zorgaanbieder geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens van minderjarige personen jonger dan 16 jaar verwerkt zorgaanbieder alleen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging
Zorgaanbieder neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De websites van zorgaanbieder maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te waarborgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van zorgaanbieder verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met zorgaanbieder door een e-mail te sturen naar zorgaanbieder: info@psycholooghengelo.nl of info@gestalttherapiepraktijktwente.nl.

Zorgmail.nl: beveiligde email-omgeving
Vanuit de zorgaanbieder worden vanuit eigen initiatief geen e-mails verstuurd met (diep) vertrouwelijke therapiegerelateerde inhoudelijke informatie. Zorgaanbieder gebruikt e-mail uit zichzelf voor het maken van afspraken voor therapiesessie(s), voor praktische zaken, (algemene) uitleg over therapie en voor facturering. E-mailverkeer is namelijk niet 100% veilig. Hoewel zorgaanbieder er alles aan doet om e-mailaccounts te beveiligen bestaat er altijd een risico dat onbevoegden accounts hacken en het e-mailverkeer kunnen inzien. Daarom adviseert zorgaanbieder aan cliënten om geen inhoudelijke privacygevoelige informatie via e-mail met zorgaanbieder te delen. Dit kan wel via Zorgmail.nl. Dit is de beveiligde e-mail omgeving vanuit de praktijk.

Psychologenpraktijk- en Gestalttherapiepraktijk Rooseboom is als volgt te bereiken:
Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 6083047
Telefoon: 074 – 24 24 450
E-mailadres: info@psycholooghengelo.nl of info@gestalttherapiepraktijktwente.nl
Websites van zorgaanbieder: www.psycholooghengelo.nl of www.gestalttherapiepraktijktwente.nl of www.hooggevoeligheidtwente.nl

Samenwerking met andere organisaties
Vanuit de praktijk werkt zorgaanbieder samen met de volgende organisaties met betrekking tot het verwerken van uw gegevens en is zorgaanbieder hiermee een verwerkingsovereenkomst aangegaan:

• Het Nijenhuis; administratie en advies; Accountant / Boekhouder.
• Webton en Previder: Webbeheerders
• IT specialist

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vraagt zorgaanbieder u hierover eerst rechtstreeks contact met zorgaanbieder op te nemen. Komt u er samen niet uit met zorgaanbieder, dan betreurt zorgaanbieder dat. U heeft altijd het recht deze klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
In de praktijk is zorgaanbieder verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van het Privacybeleid van zorgaanbieder hierover of – in algemenere zin – vragen heeft of contact met zorgaanbieder wenst, kan dit.